Tämän syksyn yksi hienoimmista jutuistamme on ollut flashmob-tanssiesityksen toteuttaminen Kampin kauppakeskuksessa ikäihmisten kanssa. Oli todella ihana seurata kuukauden ajan tanssijoiden harjoittelua, sitoutumista ja jännityksen kohoamista. Ja itse esitys, WAU!

Mutta voi sitä työmäärää mitä onnistuneeseen tempaukseen tarvitaan. Ei kyllä tiedetty mihin ryhdytään, kun ideaa flashmobista lähdettiin innolla toteuttamaan. Muutaman jälkiviisaan ajatuksen ajattelimme jakaa teille muillekin. Näiden vinkkien avulla olisimme ainakin itse välttyneet monelta turhalta mutkalta matkassa.

 

  1. Kaiken takana on….

… hyvä suunnitelma. Flashmob on luonteeltaan yllätyksellinen tempaus, joka kestää vain muutaman minuutin. Järjestäminen kuitenkin vaatii useiden kuukausien työskentelyä ja riittäviä resursseja. Suunnittelu kannattaa aloittaa miettimällä yhdessä eri osapuolten kanssa, millaista tapahtumaa oikeastaan ollaan järjestämässä. Millaisia odotuksia ja mielikuvia eri osapuolilla tapahtumasta on? Mitä sillä halutaan saavuttaa? Keiden kaikkien työpanosta tarvitaan, milloin ja missä? Kuka vastaa mistäkin?

Muodostakaa yhteinen, teitä innostava tavoite ja näkemys tempauksesta. Miettikää myös, miten tavoitetta toteutetaan käytännössä koko prosessin ajan. LähiVerkko-projektin tavoite oli tukea ikäihmisiä sisällöntuottajiksi sosiaaliseen mediaan ja luoda positiivista mielikuvaa ikääntymisestä. Me pyrimme tavoitteeseen osallistamalla ikäihmisiä tapahtuman tekemiseen eri vaiheissa.

  1. Joko se on huomenna…

Tehkää joustava aikataulu toteutukseen ja aikatauluttakaa mukaan yhteisiä tsekkauspisteitä. Niiden avulla on mahdollista pitää eri osapuolet ajan tasalla, käsitellä syntyneitä ideoita ja tehdä jouhevasti päätöksiä ja muokkauksia suunnitelmaan. Kilpailutukset, rekrytoinnit, luvat ja tilojen järjestyminen voivat viedä pahimmillaan useita viikkoja. Viestinnälle on syytä uhrata myös muutama ajatus. Mukana on usein paljon ihmisiä erilaisissa rooleissa. Itse totesimme, että olisi ollut viisasta päättää yksi yhteinen viestintäkanava, jota seuraamalla kaikki osallistujat pysyvät ajan tasalla ja voivat kommunikoida. Teimme viestintää liiankin monella viestintäkanavallamme ilman yhteistä keskustelua ja säännöllistä tilannetsekkausta. Sen takia välillä oltiin aika kaoottisessa tilanteessa valmistelujen osalta.

flashmobmainos

Mainostus on tärkeää, että saa porukkaa mukaan. Aloitusinfon kautta saimme sitoutettua ihmisiä tempaukseen. Pullan ja kahvin voima on yllättävän suuri.

  1. Hups, kuka keksi tilata sata paitaa…

Muutama sana budjetoinnista. Suurimmat kuluerät budjetissa ovat usein ulkopuolisten ammattilaisten palkkiot. Kannattaa miettiä, mitä pystytään ja kannattaa hoitaa itse tai vapaaehtoisvoimin. Mihin saadaan yhteistyökumppaneita ja mitä ostetaan? Meillä isoin satsaus oli tanssinopettajan palkkaaminen. Kilpailutuksen perusteella valitsimme Marinka Nyqvistin suunnittelemaan sopivaa koreografiaa ja vetämään harjoituksia. Marinka teki upeaa työtä ja hänen roolinsa tapahtuman onnistumisessa ja esiintyjien innostamisessa osoittautui äärimmäisen suureksi.

Toinen suuri kulu voi olla tapahtuman videointi ja editointi. Tässä hintahaitari voi olla minimibudjetista kymmeniin tuhansiin euroihin. Meillä toteutui kuvauksissa minimibudjetti ja valtava onni, kun saimme kuvausten suunnittelijaksi, toteuttajaksi ja editoijaksi Viljami Sainion. Hän teki työn osana siviilipalvelustaan, jota hän suorittaa projektin toiselle toteuttajaorganisaatiolle EHYT ry:lle. Muita kuluja flashmobista voi syntyä esiintyjien asuista tai rekvisiitasta, kiitoslahjoista, lupamaksuista, tilamaksuista, tavaroiden säilytyksestä kauppakeskuksessa, kahvituksista, markkinoinnista, äänen toistosta jne.

  1. Muistiko kukaan…

Flashmobin suunnittelu helpottuu, kun pilkkoo prosessin vaiheisiin. On hyvä nimetä ja miettiä, keitä tarvitaan osallistumaan vaiheiden toteutukseen ja kuka viimekädessä vastaa. Keskeisiä vaiheita flashmobissa, satunnaisessa järjestyksessä nimettyinä, olivat muun muassa a) esiintyjien rekrytointi b) esityksen teko ja harjoittelu c) yhteydenpito esiintyjiin, innostaminen, motivoiminen ja informoiminen d) tilojen, lupien, hakemusten huolehtiminen e) budjetti f) video- ja valokuvaus ja editointi g) tapahtumapäivän käytännön järjestelyt h) videon levitys, tiedotus, markkinointi i) koulutus- ja infotilaisuudet.

Tapahtumapäivän käytännön järjestelyt voi olla viisasta pilkkoa vielä pienempiin osiin ja tehdä lista ihmisten tehtävistä: Kuka ohjaa esiintyjät paikoilleen? Miten esiintyjä kootaan ja ryhmitellään (me käytimme eri värisiä rannenauhoja ja papereita)? Ketkä huolehtivat tavaroista, laukuista ja ulkovaatteista? Jaetaanko kiitoslahjoja? Tavataanko esityksen jälkeen jossain? Kuka huolehtii musiikista ja kuvausryhmästä? Ottaako joku vastaan median edustajia, jos heitä tulee paikalle?

 

Onnistunut tempaus on innostuneiden osallistujien ansioita. Kiitos kaikki mukana olleet ikäihmiset ja lapset!

Onnistunut tempaus on innostuneiden osallistujien ansioita. Kiitos kaikki mukana olleet ikäihmiset ja lapset!

 

  1. Taidot käyttöön ja rohkeutta luottaa

Älä epäile mukana olevien ihmisten osaamista. Anna rohkeasti esiintyjien ideoiden, ajatusten ja tekemisen tulla osaksi yhteistä esitystä. On tärkeää, että jollain on koko homma hanskassa, mutta vastuuta voi jakaa myös esiintyjille, jos he sitä haluavat. Ainakin meillä flashmobiin osallistujat ottivat mielellään erilaisia haasteita vastaan. Esimerkiksi kuvaajiksi tuli ikäihmisiä ja osasta tanssijoiden sisääntuloista esityksen aikana huolehtivat itse tanssijat eli ikäihmiset. Yhdessä luodussa ollaan innolla mukana.

On hyvä muistaa, että flasmobin kautta tavoittaa suuren joukon ihmisiä. Meillä yksin esiintyjiä oli mukana noin 70 henkilöä. Projektin toteuttajien kannattaa miettiä yhteydenpidon tavat esiintyjiin ja osallistua itse aktiivisesti kaikkiin harjoituksiin. Myös yhteiset aloitus- ja lopetustilaisuudet ovat tärkeitä. Kaikissa kohtaamisissa luodaan yhteistä tekemistä, kuullaan ideoita, innostutaan ja innostetaan yhteisistä päämääristä ja tavoitteista. Tätä projektihenkilöstön oman aktiivisen osallistumisen ja yhteisen tavoitteen viestimisen merkitystä emme ehkä itse osanneet riittävästi huomioida. Mukanaolo harjoituksissa on erinomainen tilaisuus ohjata ja innostaa osallistujia tutustumaan sosiaaliseen mediaan ja internetiin. Mistäpä löytyisi parempi motivoija, kuin oman esityksen löytäminen, seuraaminen ja jakaminen verkossa. Oman oppimisen lisäksi esiintyjistä tulee parhaimmillaan myös innostuneita lähettiläitä tuotosten ja kokemusten jakamiseen ja levittämiseen.

  1. Lupia mä metsästän, tahdon saada…    

.. oikeuden käyttää musiikkia ja toteuttaa flashmobin julkisella paikalla turvallisesti. Yllättävän monta eri lupaa tarvitsee julkisessa paikassa olevan esityksen toteuttamiseen sekä sen taltiointiin ja verkossa levittämiseen. Lupia ja lupamaksuja tarvitsee muun muassa musiikin esittämiseen, musiikin tallentamiseen ja tallenteen esittämiseen. Lupia tarvitaan myös esiintymispaikkaan ja  sen turvajärjestelyihin liittyen.

Flashmobin kohdalla kannattaa soittaa poliisin lupapalveluun ja tiedustella millaisen ilmoituksen he haluavat tapahtumasta. Meillä kävi hyvin. Kirjoitimme sähköpostin, jossa kerroimme mitä järjestämme, missä, kauan se kestää, kuinka paljon odotamme paikalle väkeä ja kuinka olemme huolehtineet turvallisuudesta. Viimeinen seikka on muutes tärkeä. Varmista, että mahdollisen häiriköinnin takia olet joko sopinut paikan vartijoiden kanssa siitä, että he huolehtivat häiriköt pois tai järjestä itse paikalle tarvittava määrä järjestyksenvalvojia. Lupien selvittämiseen löytyy hyviä neuvoja netistä, mutta varautua kannattaa myös viivästyksiin ja soittokierroksiin erilaisille tahoille levy-yhtiöitä ja artisteja myöten.

  1. Kajareista raikui musiikki…

… ei muutes olisi raikunut, ellemme olisi ajoissa varmistaneet voiko kauppakeskuksen keskusradioita käyttää. Kauppakeskuksen henkilökunnan kanssa kannattaa sopia hiljaisesta hetkestä esityksen ajaksi, ettei taustalla pauhaa mainosmusiikkia tai -kuulutuksia.Esityspaikkaan kannattaa käydä tutustumassa huolella ennen H-hetkeä. Miten saa esityspaikassa äänet kuulumaan riittävän hyvin? Onhan pistorasioita sopivissa paikoissa, jos niitä tarvitsee. Johtoja ei yleensä saa vetää kulkuväylille. Minne esiintyjät jättävät takkinsa ja laukkunsa? Ihmisten yleistä liikkumista esityspaikan ympäristössä kannattaa seurata ja miettiä liikkuuko paikalla luonnostaan potentiaalista yleisöä vai pitääkö yleisöä erikseen houkutella paikalle. Meneekö esiintymispaikan läpi kulkureittejä esim. hisseille?

Flashmobin bändi ei olisi ihan onnistunut hoitamaan koko musiikkia heidän soittimillaan.

Flashmobin bändi ei olisi ihan onnistunut hoitamaan koko musiikkia heidän soittimillaan. Ja vauhtiakin taisi olla siihen vähän liikaa.

  1. And action – kamerat käy!

Flashmobin idea kulminoituu tietysti tapahtuman kuvaamiseen, eikä vain tapahtumahetkellä vaan pitkin matkaa. Itse kuvasimme materiaalia harjoituksista ja infotilaisuuksista. Näistä materiaaleista tehtiin ns. making of –video, joka on tämän blogin lopussa.

Esiintymispaikkaan tutustuessa on hyvä miettiä mihin voi asetella kamerat jalustoineen ja missä kuvaajat liikkuvat. Flasmobin videoinnissa kannattaa käyttää useita kameroita ja kuvakulmia, jotta esitys saa näyttävyyttä videolla. Itse käytimme yhtä GoPro-kameraa, joka kiinnitettiin kattoon kuvaamaan yleiskuvaa sekä useita järjestelmäkameroita ja mobiililaitteita. Kuvakulmiin tuli tällöin elävyyttä. Haimme mukaan kuvaajiksi vapaaehtoisia ikäihmisiä, joille järjestimme pienen koulutuksen digitaaliseen kuvaamiseen. Kuvausta varten on hyvä tehdä suunnitelma ja miettiä tärkeät hetket, jotka haluaa esityksessä saada ikuistettua. Jonkun täytyy muistaa kuvata nämä huippuhetket tai muuten ne ovat mennyttä.

  1. Näin yhdessä ain, käymme rinnakkain…

Hyvät yhteistyökumppanit ovat kultaakin arvokkaammat flashmobin toteuttamisessa. Varsinkin siinä tilanteessa, kun sitä toteutetaan puhtaasti vapaaehtoispohjalta ilman suuria rahoja. Meillä oli onni saada Kampin ja Töölön palvelukeskukset mukaan toteuttamaan tempausta. Heiltä saimme tilat käyttöön harjoitteluun ja heidän kauttaan löytyi myös innokkaita tanssijoita, kuvaajia ja apua harjoituksiin. Yhteistyökumppaneita kannattaa huomioida, kiittää ja linkittää myös flashmob-videon levitysvaiheessa.

 

Nyt huokaisemme helpotuksesta, kun flashmob-kiireet vihdoin ovat hellittäneet ja olemme päässeet nauttimaan lopputuloksesta. Monta asiaa olemme oppineet mutkien kautta, mutta tärkeintähän on usein matka ja oivallus, ei päämäärä. Kaikkein suurinta resurssia ja onnistumisen edellytystä on kuitenkin valitettavasti vaikea suunnitella tai hallita. Tärkeintä on ihminen ja tunne. Spontaani, aito ilo. Heittäytyminen ja hyvä fiilis, joka välittyy videon katselijalle asti. Pieni kotikutoisuuskaan ei haittaa, koska se tuo some-tempauksiin usein elämän makua, aitoutta ja tunnelmaa. Mielestämme videota katsellessa tulee hyvä mieli. Vai, mikä fiilis?

 

 

Koko prosessihan piti myös saada talteen omaksi videokseen: Flashmob Mikä Fiilis! Making of -video.

 

Ida-Maria ja Marja
Kirjoittajat ovat LähiVerkko-projektin projektisuunnittelija ja projektipäällikkö
Arvioinnissa ollut mukana myös tanssinopettaja Marinka Nyqvist

3 kommenttia - Keskustele aiheesta